Doradzamy naszym Klientom najlepsze i sprawdzone sposoby zabezpieczenia informacji poufnych. Przygotowujemy treści umów o zachowaniu poufności (umów NDA) jak i rozbudowanych klauzul poufności, stosowanych w  umowach współpracy zawieranych z kontrahentami i pracownikami. Wspieramy w prawidłowym określeniu przedmiotu objętego ochroną, jak i w procesie dochodzenia roszczeń za wykryte naruszenia. Reprezentujemy przedsiębiorców, którym wyciekły poufne informacje, jak również firmy będące adresatem związanych z tym roszczeń. Oferujemy kompleksowe wsparcie w procesach o naruszenie umów NDA i klauzul poufności.

Czym są informacje poufne?

Informacje poufne przedsiębiorstwa to zwykle informacje techniczne, organizacyjne, finansowe lub prawne, które nie zostały przekazane do publicznej wiadomości, a których ujawnienie mogłoby istotnie wpłynąć na prowadzoną działalność gospodarczą. Są to między innymi:

• dane dotyczące polityki finansowej przedsiębiorstwa,
• informacje o prowadzonej strategii handlowej oraz polityki cenowej,
• strategie rozwoju firmy i programy operacyjne,
• treści zawartych umów, porozumień i korespondencji handlowej,
• sposoby zabezpieczenia danych,
• rezultaty analizowany i przetworzonych informacji udostępnionych stronom umowy.

Klauzula poufności

Klauzule poufności to regulacje stosowane w umowach z kontrahentami, pracownikami i osobami współpracującymi z przedsiębiorstwem. Klauzule poufności stosowane są zwykle w celu zabezpieczenia przekazywanych informacji poufnych, cennych z punktu widzenia działalności danego przedsiębiorstwa. Zobowiązują one osoby i podmioty współpracujące z przedsiębiorstwem do utrzymywania w tajemnicy informacji przekazywanych w trakcie realizacji zleconych działań. Klauzule poufności odnoszą się do konkretnej umowy i informacji przekazywanych w ramach wykonywania działań będących jej przedmiotem.

Klauzula poufności zwykle nie występuje samodzielnie. W praktyce ma ona formę dodatkowych zapisów i regulacji zawartych w umowie współpracy. Klauzula poufności nie zawsze łączona jest z karą za ujawnienie informacji poufnych. Nie oznacza to, że jej naruszenie nie będzie wiązać się z żadnymi konsekwencjami. Klauzule poufności zwykle odnoszą się do innego porozumienia umowy, a co za tym idzie, ich naruszenie jest równoznaczne z naruszeniem umowy.

Umowa NDA

Umowa NDA (non-disclosure agreement), czyli umowa o zachowaniu poufności, występuje także pod nazwą umowa CDA (confidential disclosure agreement), a więc umowa zobowiązująca do zachowania poufności. Stanowi zobowiązanie stron umowy lub jednej strony, do zachowania w poufności informacji przekazywanych lub uzyskanych w trakcie wykonywania przedmiotu danej umowy. Umowa poufności ( NDA ) zwykle zwierać będzie:

• zakres informacji objętych umową o zachowaniu poufności,
• sposoby przekazywania informacji poufnych,
• zasady postępowania z informacjami poufnymi,
• wskazanie sytuacji, w których dojść może do wycieku informacji,
• wymagane procedury na wypadek wycieku danych,
• czas obowiązywania umowy NDA,
• kary za naruszenie postanowień umowy poufności.

Umowa NDA, nie musi być osobnym dokumentem. W praktyce mogą to być zapisy wprowadzone do zawieranej umowy współpracy w formie klauzul poufności. Pamiętać jednak musimy, że dokładne sprecyzowanie tego co chronić mają umowy NDA.

Umowa NDA z pracownikiem

Klauzule poufności mogą być stosowane nie tylko w kontraktach z kontrahentami, ale również w umowach zawieranych z pracownikami. Mogą one przybierać formę oddzielnej umowy NDA. Pracodawcy, którzy chcą zabezpieczyć tajemnicę swojego przedsiębiorstwa dodając do umów dodatkowe klauzule poufności powinni pamiętać o kilku bardzo istotnych zasadach regulujących stosowanie tego rodzaju zapisów.

• Granice kar umownych – przepisy Kodeksu pracy określają górne limity wysokości odszkodowania jakie można dochodzić od pracownika. Kara za naruszenie klauzuli poufności, może być egzekwowana do wysokości limitów ustalonych przez przepisy prawa pracy.
• Szczegółowe określenie przedmiotu ochrony – regulacje dotyczące zachowania poufności powinny wyczerpująco definiować informacje poufne, które będą powierzane pracownikowi.
• Okoliczności naruszeń – umowa NDA powinna wskazywać w jakich okolicznościach i w ramach jakich kanałów dojdzie do ujawnienia informacji poufnych pracownikowi.
• Zasady postępowania z informacjami poufnymi – w umowie NDA warto wskazać zasady na jakich dochodzić będzie do przekazania informacji poufnych.
• Procedury bezpieczeństwa – warto zadbać również o wskazanie zasad postępowania w przypadku, gdy dojdzie do wycieku informacji poufnych.
• Okres obowiązywania umowy NDA i klauzul poufności – art. 11 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji stanowi, iż obowiązek do zachowania informacji poufnych ciąży na pracowniku tak długo, jak ujawnienie powierzonych informacji zagraża interesowi danego przedsiębiorcy. Przepis ten nakłada na pracowników obowiązek dochowania tajemnicy przez okres 3 lat od ustaniu współpracy z przedsiębiorcą, chyba że umowa stanowi inaczej lub ustał stan tajemnicy.
• Pracownicy tymczasowi – jeśli osoba świadcząca pracę w naszym przedsiębiorstwie zatrudniona jest przez agencje pracy tymczasowej, to klauzule poufności, jak i ewentualne umowy NDA, powinny być zawarte w umowach współpracy z daną agencją, a nie z pracownikami.

Umowa NDA czy klauzula poufności?

Kiedy podpisać umowę NDA, a kiedy wystarczą dodatkowe klauzule poufności w umowie współpracy? Poniżej przedstawiamy kilka rozwiązań.

• Nie mamy zawartej umowy współpracy – podpisanie osobnej umowy NDA sugerowane jest w sytuacji, gdy przekazanie informacji poufnych następuje przed podpisaniem umowy współpracy.
• Wiele odrębnych umów z jednym podmiotem – jeśli informacje poufne mają zostać przekazane na mocy kilku odrębnych umów współpracy z danym przedsiębiorcom. Umowa NDA stanowi w takim wypadku ramy postępowania z informacjami poufnym.
• Informacje poufne nie są objęte umową – klauzula poufności nie jest wystarczającym środkiem zapobiegawczy w sytuacji, gdy informacje poufne wykraczają poza ramy zawartej umowy sugeruje się zabezpieczenie ich w formie osobnej umowy NDA.

Kim jestem?

Maciej Lipiński

Radca Prawny przy Okręgowej Izbie Radców Prawnych w Poznaniu. Prawnik specjalista w zakresie prawa nieuczciwej konkurencji i prawa gospodarczego. Istotny element jego praktyki zawodowej zajmują także spory sądowe. Autor branżowego bloga: www.nieuczciwakonkurencja.pl.